Wie wir Experten stärken: #2 – Die Auftragsabwicklung

Exzel­len­te Fach­kennt­nis für sich gese­hen reicht nicht aus, man muss sie exzel­lent ein- und umset­zen kön­nen! Das gelingt dann, wenn man nicht bei jedem Gut­ach­tens­auf­trag aufs Neue nach­den­ken muss, was denn nun als nächs­tes zu tun ist, son­dern wenn man von Anfang an sys­te­ma­tisch vor­ge­hen kann. Sys­te­ma­ti­sches Han­deln setzt aber logi­scher­wei­se vor­aus, dass ein Sys­tem der Auf­trags­ab­wi­ckung besteht. Wie ein sol­ches Sys­tem aus­se­hen kann, das die rich­ti­gen Schrit­te zeigt und alle Prü­fun­gen beinhal­tet, um die Auf­trag­ge­ber­wün­sche exakt zu erfül­len zeigt unser Semi­nar „Qua­li­täts­si­cher­heit für Sachverständige“.

Man beach­te den Wertschöpfungsprozess!

Die Abwick­lung eines Begut­ach­tungs­auf­tra­ges geschieht schritt­wei­se und folgt bestimm­ten Regeln. Nun ist man aber „in der Hit­ze des Gefechts“ am Beginn eines Auf­tra­ges natur­ge­mäß sehr mit der sach­li­chen Sei­te der Gut­ach­ten­ser­stel­lung befasst, also mit der fach­li­chen Lösung der Auf­ga­be – dem „Was“ – und wird daher einer effi­zi­en­ten Abwick­lung – dem „Wie“ – eher wenig Beach­tung schen­ken kön­nen. Dabei besteht die Gefahr, dass man ein­zel­ne Schrit­te nicht voll­stän­dig aus­führt, über­springt oder gar über­sieht und dabei „lee­re Kilo­me­ter“ abspult, weil zuvor wich­ti­ge Din­ge nicht beach­tet wor­den sind.

Wenn man sich aber zuvor alle Schrit­te ein­mal genau durch­dacht und schrift­lich fest­ge­legt hat, genügt ein Blick auf den Ablauf und die logi­sche Ord­nung wird ein­ge­hal­ten. Das ist auch aus wirt­schaft­li­chen Grün­den wich­tig, weil der Begut­ach­tungs­pro­zess ja zugleich die wert­schöp­fen­de Tätig­keit des Sach­ver­stän­di­gen dar­stellt und jeder unnö­ti­ge Auf­wand mit einem Zeit- und damit auch mit einem Ein­kom­mens­ver­lust ver­bun­den ist. Natür­lich ist auch die vor­her­ge­hen­de Erstel­lung eines stan­dar­di­sier­ten Ablau­fes mit Zeit­auf­wand ver­bun­den, der sich aber erfah­rungs­ge­mäß schon nach weni­gen Auf­trä­gen mehr als bezahlt gemacht hat.

Sicher­heit und Trans­pa­renz gewinnen

Der aus­ge­klü­gel­te und gut doku­men­tier­te Wert­schöp­fungs­pro­zess bringt aber nicht nur wirt­schaft­li­che Vor­tei­le, son­dern auch ein gestei­ger­tes Maß an Sicher­heit. Denn es wer­den kei­ne Tätig­kei­ten ver­ges­sen oder über­se­hen, selbst wenn der Auf­trag – wie sehr oft der Fall – in einem sehr knap­pen Zeit­kor­sett abge­wi­ckelt wer­den muss. Die Sicher­heit wirkt dabei nach außen hin, dem Auf­trag­ge­ber gegen­über und in das Umfeld des Auf­trags, aber auch nach innen: Es beru­higt den Sach­ver­stän­di­gen enorm, wenn er weiß, dass alles Erfor­der­li­che getan und nichts ver­ges­sen wor­den ist.

Aber das ist noch nicht alles an Vor­tei­len, die ein stan­dar­di­sier­ter Ablauf bie­tet: Im Zuge der schritt­wei­sen Abar­bei­tung inner­halb eines Sys­tems wer­den Infor­ma­tio­nen von außen und von innen in über­sicht­li­cher Wei­se geord­net und abge­legt, sodass sie in jeder Pha­se sofort griff­be­reit sind. Das ist ent­schei­dend wich­tig für die Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit des Gut­ach­tens. Die Trans­pa­renz ist auch ein ent­schei­den­der Vor­teil dann, wenn rele­van­te  Infor­ma­tio­nen etwa im Lau­fe einer Gut­ach­tens­er­ör­te­rung schnell bei der Hand sein müssen.

Stän­di­ge Verbesserung

Ein gut geglie­der­ter und über­sicht­li­cher Ablauf ist auch die bes­te Grund­la­ge für nach­hal­ti­ge Ver­bes­se­run­gen. Erst wenn man genau weiß, an wel­cher Stel­le der Tätig­keit ein Feh­ler ent­stan­den ist, kann man ihn punkt­ge­nau behe­ben. Eine der­ar­ti­ge Maß­nah­me wirkt sich auf die Arbeit natür­lich qua­li­täts­stei­gernd aus. Macht man sol­che für sich gese­hen klei­nen Schrit­te regel­mä­ßig, wird all­mäh­lich ein Niveau an Zuver­läs­sig­keit erricht, das man zuvor nicht für mög­lich gehal­ten hätte.

Ver­bes­se­run­gen wer­den aber nicht nur von innen ange­sto­ßen, son­dern auch durch Hin­wei­se von außen, ins­be­son­de­re durch Mel­dun­gen von Kli­en­ten. Sie sind die wich­tigs­te Quel­le für Infor­ma­tio­nen, denn sie zei­gen letzt­lich, ob die emp­fan­ge­ne Leis­tung die gewünsch­te Qua­li­tät gebo­ten hat. Sol­che Beur­tei­lun­gen, die schrift­lich oder auch nur münd­lich ein­lan­gen, müs­sen vor­ran­gig als Aus­lö­ser für Ver­bes­se­rungs­maß­nah­men berück­sich­tigt werden.