Erfolgsfaktoren für Freiberufler – #14: Handlungskompetenz

Da sit­ze ich also mit eini­gen Damen und Her­ren am Kon­fe­renz­tisch. Vor­sitz hat ein Bau­herr, einer sei­ner Mie­ter hat Pro­ble­me mit der Haus­tech­nik, eine Lösung ist noch nicht in Sicht. Haus­tech­nik­pla­ner, Instal­la­teur, Archi­tekt sind mit am Tisch. Noch ist man sich nicht ein­mal einig, wor­in das Pro­blem eigent­lich besteht, all­ge­mei­ne Unsi­cher­heit macht sich breit. Man muss was tun, aber was? Als exter­ner Sach­ver­stän­di­ger soll ich eine Lösung fin­den hel­fen oder – bes­ser noch – gleich eine vor­schla­gen. Acht Augen­paa­re schau­en erwar­tungs­voll in mei­ne Rich­tung. Mit einem Wort: Hand­lungs­kom­pe­tenz ist gefragt.

Obwohl auch hier gute, in der Pra­xis bewähr­te und aner­kann­te Fach­leu­te mit von der Par­tie sind, geht seit eini­ger Zeit „nix wei­ter“, wie der Bau­herr etwas resi­gniert fest­stellt, die gan­ze Ange­le­gen­heit steckt irgend­wie fest. Dabei ist der betrof­fe­ne Mie­ter schon sehr unge­dul­dig, die Zeit drängt also. Es geht dabei nicht nur um Fach­wis­sen, son­dern um die Fähig­keit, eine mehr oder weni­ger kom­ple­xe Sache „auf Schie­ne“ zu krie­gen und rasch einer guten Lösung zuzuführen.

Für sol­che Anläs­se hat sich in mei­nen Augen eine bestimm­te Vor­gangs­wei­se gut bewährt, die auf Metho­den der Sach­ver­stän­di­gen­tä­tig­keit auf­baut. Hier ist sie kurz zusammengefasst:

Im Vor­feld mög­lichst vie­le Infor­ma­tio­nen einholen

Auch in die­sem Fall habe ich vor­ab Unter­la­gen, Plä­ne, Licht­bil­der, Akten­ver­mer­ke, Ver­trags­un­ter­la­gen etc. ange­for­dert, die­se auch bekom­men und sie vor der Bespre­chung durch­ar­bei­ten kön­nen. Die Sach­ver­hal­te las­sen sich inhalt­lich und zeit­lich ord­nen, Zusam­men­hän­ge wer­den kla­rer, Unge­reimt­hei­ten las­sen sich erken­nen. Gute Vor­be­rei­tung ist in so einem Fall nie­mals umsonst.

Ein guter Ein­stieg ins Gespräch macht viel aus 

Wir haben ver­ein­bart, uns zuerst ohne den betrof­fe­nen Mie­ter zu tref­fen. Sobald ich am Wort bin, ver­su­che ich zuerst auf ein gutes Kli­ma unter den Teil­neh­mern hin­zu­wir­ken und ver­wei­se auf unser gemein­sa­mes Anlie­gen: den Kun­den zufrie­den zu stel­len. Dann brei­te ich mei­ne Fra­gen aus, las­se alle aus­führ­lich zu Wort kom­men, höre genau zu.  Mit Input hal­te ich mich noch zurück.

Wir gren­zen das Pro­blem ein und fin­den ers­te Lösungsvorschläge 

Jetzt ver­su­che ich, Mei­nun­gen von Tat­sa­chen zu tren­nen, das Pro­blem durch wei­te­res Fra­gen zu kon­kre­ti­sie­ren und ein­zu­gren­zen. Mög­li­che Ursa­chen wer­den jetzt erör­tert, Erfah­run­gen ein­ge­bracht und ver­gli­chen. Geach­tet wird auf eine posi­ti­ve Grund­stim­mung, auch wenn unter­schied­li­che Ansät­ze durch­aus hit­zig dis­ku­tiert wer­den. Aus der ers­ten eini­ger­ma­ßen kla­ren Pro­blem­for­mu­lie­rung las­sen sich bereits ers­te Lösungs­an­sät­ze erken­nen. Wir fin­den einen guten Kon­sens und fas­sen die ers­ten Erkennt­nis­se zusammen.

Jetzt wird der Betrof­fe­ne in das Gespräch mit einbezogen.

Weil die räum­li­che Mög­lich­keit dazu besteht, wech­seln wir zum Mie­ter und las­sen uns das Pro­blem aus sei­ner Sicht noch­mals schil­dern. Wir ver­su­chen, alle Infor­ma­tio­nen zu bekom­men, die uns noch feh­len. Über­ra­schung: der Mie­ter hat eben­falls schon nach­ge­dacht und prä­sen­tiert sei­ne Ideen und Lösungs­vor­schlä­ge, die teils sogar ein­fa­cher zu rea­li­sie­ren sind, als wir zuvor ange­nom­men haben. Wir klä­ren, ob der Mie­ter mit die­ser und jener Maß­nah­me ein­ver­stan­den wäre. Die Stim­mung ist kon­struk­tiv, der Bau­herr sagt bal­di­ge Erle­di­gung zu.

In einer Abschluss­be­spre­chung legen wir die wei­te­re Vor­gangs­wei­se fest

Das erleb­te und Bespro­che­ne wird jetzt gemein­sam in einem Ergeb­nis­pro­to­koll mit etwa fol­gen­dem Inhalt zusammengefasst:

-          All­ge­mei­ne Anga­ben (Ort, Datum, Zweck, Teil­neh­mer, etc.)

-          Kur­ze Beschrei­bung des Problems 

-          Ver­mu­te­te oder ein­deu­ti­ge Ursachen

-          Maß­nah­men zur Behe­bung des Problems

-          Beglei­ten­de Kon­trol­len, Untersuchungen

-          Wei­te­re Schrit­te (Ange­bo­te, Kos­ten, Ter­mi­ne, Zustän­dig­kei­ten, Ent­schei­der etc.)

Und zuletzt: Gro­ßer Dank an alle Betei­lig­ten für die kon­struk­ti­ve und ange­neh­me Zusammenarbeit!

Abschlie­ßen­de Anmerkung

Typi­scher­wei­se las­sen sich sol­che Pro­blem­erle­di­gun­gen mit einem guten Abschluss in ein bis zwei Stun­den durch­zie­hen, ganz ohne Stress, wenn alle Betei­lig­ten koope­ra­tiv sind, wenn von allen Betei­lig­ten auf psy­cho­lo­gi­sche Spiel­chen ver­zich­tet wird und wenn statt des­sen gemein­sa­mes Bestre­ben aus einer unan­ge­neh­men Pro­blem­si­tua­ti­on zu einem posi­ti­ven Ergeb­nis und einem posi­ti­ven Erleb­nis füh­ren soll. Der Frei­be­ruf­ler mit sei­ner Hand­lungs­kom­pe­tenz kann dazu der ent­schei­den­de Kata­ly­sa­tor sein!