Die sieben Schritte zur erfolgreichen Auftragsannahme

Ein poten­ti­el­ler Auf­trag­neh­mer zeigt Inter­es­se an einer Zusam­men­ar­beit, etwa weil er eine Pla­nung oder eine Bera­tung braucht und viel­leicht auch des­halb, weil er von ande­rer Sei­te emp­foh­len wor­den ist. Selbst hat der Inter­es­sent noch kei­ne genaue Vor­stel­lung von dem was er braucht oder was er über­haupt will. Aber er hat ein Pro­blem, das gelöst wer­den muss. Wie geht nun ein Pla­ner oder Bera­ter – der eben­falls an einer Zusam­men­ar­beit inter­es­siert ist – rich­tig vor, wenn er einer­seits die Wün­sche genau tref­fen will und ande­rer­seits sei­ne Kom­pe­tenz dar­stel­len soll, um den Auf­trag unter Dach und Fach zu bringen?

Jeder wird natür­lich auf sei­ne eige­nen Erfah­run­gen zurück­grei­fen. Aber wir kön­nen von­ein­an­der ler­nen. Hier sei­en sie­ben Schrit­te gezeigt, die zu guten Erfol­gen füh­ren kön­nen. Die Grund­la­ge dafür stammt aus der Pra­xis und zwar aus der Beob­ach­tung des eige­nen Vor­ge­hens und dem anderer.

Vor­be­rei­ten

Sehr oft über­mit­telt der Gesprächs­part­ner schon vor­ab wich­ti­ge Unter­la­gen, damit man nicht ohne einen Min­dest-Wis­sens­stand in das ers­te Tref­fen geht. Dabei aber soll­te man es nicht belas­sen. Das Inter­net bie­tet heut­zu­ta­ge vie­le Mög­lich­kei­ten, über die Per­so­nen, denen man begeg­nen wird und oft sogar schon über den Gesprächs­ge­gen­stand Infor­ma­tio­nen zu bekom­men. Damit kann man sich auf mög­li­che Gesprächs- und Dis­kus­si­ons­punk­te gut ein­stel­len. Auch kann es von Nut­zen sein, Unter­la­gen über Bei­spie­le und Refe­ren­zen mit­zu­brin­gen. Aller­dings soll­te man sich nicht mit gar zu viel Mate­ri­al belas­ten, weil wich­tig ist, dass der Kopf frei ist für das, was kommt.

Zuhö­ren

Es ist zumeist der Fall, dass ein künf­ti­ger Kun­de sein Anlie­gen aus­führ­lich dar­legt. Wenn nach einer ange­neh­men Begrü­ßung und dem Aus­tausch von Freund­lich­kei­ten all­mäh­lich die Sache in den Mit­tel­punkt kommt, ist Auf­merk­sam­keit gefor­dert. Beson­ders Tech­ni­ker haben die nega­ti­ve Gewohn­heit, unge­nü­gend zuzu­hö­ren, weil sie im Gedan­ken bereits mit Pro­blem­lö­sun­gen beschäf­tigt sind. Das hat zur Fol­ge, dass dem Anbie­ter mög­li­cher­wei­se wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen oder auch nur Nuan­cen der Kun­den­er­war­tung nicht aus­rei­chend beach­tet wer­den oder gar ent­ge­hen. Es erfor­dert daher ent­spre­chen­de Dis­zi­plin, bei der Sache zu blei­ben und kon­zen­triert zuzuhören.

Fra­gen

Alles hat sei­nen Platz. Wäh­rend der Zuhör­pha­se wird man sich auf Ver­ständ­nis­fra­gen beschrän­ken. Wenn der poten­ti­el­le Kun­de sein Herz aus­ge­schüt­tet und damit aus sei­ner Sicht alle Infor­ma­tio­nen wei­ter­ge­ge­ben hat, ist es an der Zeit, ver­tie­fen­de Fra­gen zu stel­len. Sie ermög­li­chen ein genaue­res Bild auf das Pro­blem, aber auch auf das Umfeld. Die Ant­wor­ten dazu wer­den für ein detail­lier­tes Ange­bot benö­tigt. Nicht über­se­hen darf man dabei, dass Qua­li­tät dar­in besteht, For­de­run­gen und Erwar­tun­gen des Kun­den punkt­ge­nau zu erfül­len. Das ist nur dann mög­lich, wenn man die­se objek­ti­ven und sub­jek­ti­ven Merk­ma­le kennt, nach denen der Kun­de letzt­lich den Grad sei­ner Zufrie­den­heit fest­stel­len wird.

Erläu­tern

Jetzt ist die Pha­se erreicht, in der der Kun­de selbst gedank­lich etwas zurück­tritt und für fach­li­che Infor­ma­tio­nen emp­fäng­lich wird. Schließ­lich ist er auf Hil­fe ange­wie­sen und auf Rat­schlä­ge, wie in der Sache wei­ter vor­zu­ge­hen ist Der Anbie­ter bekommt damit die Gele­gen­heit, sei­ne Ideen und Ansät­ze zur Pro­blem­lö­sung vor­zu­stel­len. Er wird sich aber nur so weit mit Details befas­sen, als dies für den Inter­es­sen­ten nach­voll­zieh­bar und zum Ver­ständ­nis erfor­der­lich ist. Hier ist auch Raum zum Vor­stel­len von ver­schie­de­nen Lösungs­an­sät­zen und für Alter­na­ti­ven. Damit soll ver­mie­den wer­den, dass man sich in einer zu frü­hen Pha­se auf einen ein­zi­gen Lösungs­weg einengt.

Dis­ku­tie­ren

Sind von allen Betei­lig­ten die erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen ein­ge­bracht, kann offen – aber struk­tu­riert – über die Mög­lich­kei­ten und Lösungs­an­sät­ze dis­ku­tiert wer­den. Hier ist Raum für eine Abklä­rung von Inter­es­sen und Vor­stel­lun­gen und für Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge. Wenn sich ein Lösungs­weg als beson­ders ver­spre­chend her­aus­kris­tal­li­siert, müs­sen alle damit ver­bun­de­nen Beden­ken sorg­fäl­tig geprüft wer­den. Nicht beab­sich­tig­te Zie­le oder Lösungs­we­ge müs­sen eben­falls auf den Tisch, um ein­ver­nehm­lich aus­ge­schlos­sen zu wer­den. Zu klä­ren ist auch, wel­che Per­so­nen oder Insti­tu­tio­nen in die wei­te­ren Akti­vi­tä­ten ein­zu­bin­den sind und wer wel­che Ent­schei­dun­gen zu tref­fen hat.

Zusam­men­fas­sen

Zum Abschluss der Bespre­chung wird fest­ge­legt, wer was zu tun hat und bis wann. Sehr oft wird die Erstel­lung eines Pro­to­kolls sinn­voll oder gar not­wen­dig sein, ins­be­son­de­re dann, wenn meh­re­re Per­so­nen oder Stel­len in Orga­ni­sa­tio­nen von den Gesprächs­er­geb­nis­sen betrof­fen sind. Auch Datum, Ort und Gegen­stand der nächs­ten Zusam­men­künf­te sind mög­lichst sofort fest­zu­le­gen. Auch bie­tet sich die Gele­gen­heit, Adres­sen aus­zu­tau­schen oder auf den letz­ten Stand zu brin­gen. Geschätzt wer­den auch letz­te Tipps etwa zur Park­platz­su­che beim nächs­ten Mal oder zu Mit­fahr­ge­le­gen­hei­ten. Jetzt kann auch der rich­ti­ge Moment sein, klei­ne Wer­be­ge­schen­ke zu übergeben.

Nach­be­rei­ten

Nach­be­rei­tung ist zumin­dest genau­so wich­tig wie Vor­be­rei­tung. Die erhal­te­nen Infor­ma­tio­nen müs­sen an invol­vier­te Mit­ar­bei­ter oder an exter­ne Koope­ra­ti­ons­part­ner wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Die zu tref­fen­den Maß­nah­men sind abzu­klä­ren und die not­wen­di­gen Ver­an­las­sun­gen sind zu tref­fen. Ter­mi­ne sind abzu­klä­ren und zu ver­ein­ba­ren. Viel­fach wird man fest­stel­len kön­nen, dass – obwohl noch kein for­ma­ler Auf­trag erteilt ist – zum poten­ti­el­len Auf­trag­ge­ber bereits ein so gutes Ver­trau­ens­ver­hält­nis besteht, dass man schon vor der Ange­bots­er­stel­lung so gut wie sicher erwar­ten darf, dass der erwar­te­te Auf­trag auch bald erteilt wer­den wird.

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Soweit die sie­ben Schrit­te zum Erfolg. Wir wür­den ger­ne von Ihnen hören, was Ihre Erfah­run­gen dazu sind. Schrei­ben Sie uns!