Aus der SV-Praxis: Konferenz mit Effizienz

„Eine Kon­fe­renz ist eine Ver­an­stal­tung, in die vie­le hin­ein­ge­hen und aus der wenig her­aus­kommt.“ So oder so ähn­lich lau­tet ein bekann­tes Ondit über der­ar­ti­ge mehr oder weni­ger ergie­bi­ge Anläs­se. Was Sach­ver­stän­di­ge damit zu tun haben? Sehr viel. Die Rede ist hier aber nicht von gro­ßen und medi­en­wirk­sa­men Kon­fe­ren­zen mit einem rie­si­gen Publi­kum, son­dern hier geht es um grö­ße­re Bespre­chun­gen in Kon­fe­renz­form, die mit­un­ter auch Sach­ver­stän­di­ge zu lei­ten haben. Was sie tun kön­nen, damit sol­che Ereig­nis­se zu einem Erfolg wer­den? Auch sehr viel. Eini­ge Gedan­ken und Tipps dazu.

Der Begriff Kon­fe­renz stammt, wie vie­le ehe­ma­li­ge Mit­tel­schü­ler aus dem Latein­un­ter­richt wis­sen, von „con­fer­re“, was „zusam­men­tra­gen“ bedeu­tet. Und das ist ja auch ihr Sinn und Zweck: Leu­te kom­men zusam­men, um etwas bei­zu­tra­gen, damit eine Sache bespro­chen und erle­digt oder ein Pro­blem gelöst wird oder damit man am Ende weiß, wor­an man ist und wie es wei­ter­ge­hen soll oder muss.

Für einen Sach­ver­stän­di­gen kann zum Bei­spiel eine Befund­auf­nah­me in Kon­fe­renz­form ablau­fen, etwa dann, wenn ein hal­bes Dut­zend Anwäl­te sei­ne Vor­stel­lun­gen, Anre­gun­gen oder Beschwer­den ein­brin­gen will. Oder aber es ergeht der Auf­trag eines gro­ßen Unter­neh­mens, als Außen­ste­hen­der eine Sache in die Hand zu neh­men und bei der Umset­zung einer längst schon fäl­li­gen Maß­nah­me mit Kon­flikt­po­ten­ti­al aus neu­tra­ler, aber fach­kun­di­ger Hel­fer zur Ver­fü­gung zu ste­hen und den Aus­weg suchen zu hel­fen, dem alle zustim­men können.

Eini­ge prak­ti­sche Tipps aus jahr­zehn­te­lan­ger Erfah­rung im Umgang mit grö­ße­ren und klei­ne­ren Ereig­nis­sen der erwähn­ten Art sei­en an die­ser Stel­le erlaubt und unter eini­gen Stich­wor­ten zusammengefasst.

Vor­be­rei­tung

Klingt tri­vi­al, ist es nicht: Gute Vor­be­rei­tung ist schon ein­mal eine wesent­li­che Vor­aus­set­zung, dass ein Kon­fe­renz­ge­spräch über­haupt ein Erfolg wer­den kann. Ein tief­ge­hen­des Stu­di­um von Unter­la­gen wird not­wen­dig sein, auch von noch so neben­säch­lich schei­nen­den Details. Doch die Vor­be­rei­tung darf sich nicht auf die fach­li­che Sei­te beschrän­ken. Es kann von ent­schei­den­dem Vor­teil sein, auch über die Per­so­nen, die an der Bespre­chung teil­neh­men, mög­lichst viel her­aus­zu­fin­den, um sich auf ihre Per­sön­lich­keit leich­ter ein­stel­len zu können.

Rah­men

Ein Gesprächs­lei­ter wird nach einer per­sön­li­chen Begrü­ßung und einer guten all­ge­mei­nen Kon­takt­auf­nah­me mit einer Vor­stel­lung von Teil­neh­mern, die nicht alle ken­nen, das Anlie­gen und Ziel der Bespre­chung dar­stel­len, viel­leicht auch kurz auf Hin­ter­grün­de ein­ge­hen. Wich­tig ist, den zeit­li­chen Rah­men und mög­li­che Pau­sen, Unter­bre­chun­gen und Mög­lich­kei­ten zum infor­mel­len Aus­tausch anzu­ge­ben. Dazu gehö­ren alle Aspek­te eines guten Will­kom­mens, wie Erfri­schun­gen und Stärkungen.

Sozia­les

In aller Ziel­stre­big­keit und in fach­lich-sach­li­cher Dis­kus­si­on und in argu­men­ta­ti­vem Geplän­kel dür­fen wir nie außer Acht las­sen, dass wir Men­schen sind mit ande­ren als fach­li­chen Bedürf­nis­sen. Es ist immer Auf­ga­be des Gesprächs­lei­ters, dafür zu sor­gen, dass alle zu Wort kom­men und nie­mand über­se­hen wird und dass unter­ein­an­der wenn schon nicht direkt Wert­schät­zung, dann zumin­dest aber Respekt herrscht. Ande­rer­seits muss er aus­rei­chend Auto­ri­tät auf­wei­sen, um jene in Schran­ken wei­sen zu kön­nen, die nicht kon­struk­tiv mit­wir­ken kön­nen oder wollen.

Aus­rich­tung

Je mehr Per­so­nen anwe­send sind, des­to höher ist die Gefahr, dass sich ein Gespräch ent­we­der fest­fährt oder aber auch dass es „zer­fled­dert“. Bei­de Situa­tio­nen füh­ren dazu, dass ein­zel­ne das Inter­es­se ver­lie­ren und sich aus­klin­ken oder aber dass sie Neben­ge­sprä­che füh­ren. Es liegt am Bespre­chungs­lei­ter, zwi­schen­durch bis­he­ri­ge Ergeb­nis­se zusam­men­zu­fas­sen und „Sign­pos­ting“ zu betrei­ben, also die Rich­tung in Erin­ne­rung zu rufen, in die es gehen soll. Genau­so muss er war­nen und die Gesprächs­teil­neh­mer „ein­fan­gen“, wenn Debat­ten sich in the­ma­ti­sche Sei­ten- oder gar Sack­gas­sen zu bewe­gen drohen.

Abschluss

Auch am Schluss wird zusam­men­ge­fasst, die Bei­trä­ge der Teil­neh­mer wer­den reka­pi­tu­liert, die Akzep­tanz gemein­sa­mer Lösun­gen aus­ge­lo­tet und die Ergeb­nis­se wer­den schrift­lich fest­ge­hal­ten. Die künf­ti­gen wei­te­ren Schrit­te wer­den fest­ge­legt, Ter­mi­ne wer­den abge­spro­chen, alles in einem Geist guter und posi­ti­ver Kom­mu­ni­ka­ti­on. Den Teil­neh­mern ist für ihr Enga­ge­ment zu dan­ken, der Freu­de kann durch­aus auch Aus­druck gege­ben wer­den, indem man vor dem Aus­ein­an­der­ge­hen noch mit einem Glas guten Inhalts anstößt.

Effi­zi­enz

Effi­zi­enz besteht nicht nur dar­in, dass eine Agen­da mög­lichst schnell abge­ar­bei­tet wird. Zu ihr gehört auch, dass ein exzel­len­tes Kli­ma zwi­schen den Teil­neh­mern geschaf­fen wird, das über den wahr­ge­nom­me­nen Kon­fe­renz­ter­min hin­aus andau­ert und in den Betrof­fe­nen schon Inter­es­se und freu­di­ge Erwar­tung in Rich­tung der Din­ge aus­löst, die da künf­tig kom­men werden.