Aus der SV-Praxis: Lastenheft und Pflichtenheft

Die bei­den Begrif­fe wer­den meist im Zusam­men­hang mit gro­ßen Pro­jek­ten gebraucht, haupt­säch­lich in der Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie zur Beschrei­bung von Sys­te­men oder in der Ent­wick­lung von Soft­ware. Die Begrif­fe beschrei­ben ein Werk­zeug der Kom­mu­ni­ka­ti­on, das genaue Abgren­zun­gen von den Vor­ga­ben des Kun­den einer­seits und der Umset­zung durch den Lie­fe­ran­ten ande­rer­seits ermög­licht. Damit wird die­ses Werk­zeug aber ganz all­ge­mein auch für den Ein­satz in Pla­nungs­pro­jek­ten inter­es­sant, wie am Bei­spiel von haus­tech­ni­schen Anla­gen gezeigt wer­den soll.

Manch­mal hat der Sach­ver­stän­di­ge die Auf­ga­be, in einem Streit­fall her­aus­zu­fin­den, was denn tat­säch­lich Auf­trag war und was nicht, was der Kun­de ver­langt hat­te und was der Instal­la­teur dann tat­säch­lich lie­fer­te. Dabei kann sich zei­gen, dass Pro­ble­me ent­stan­den sind, weil die Vor­ga­ben des Kun­den unzu­rei­chend waren und er des­halb das nicht bekom­men hat, was er eigent­lich woll­te. Oder der Instal­la­teur hat den Auf­trag nicht rich­tig ver­stan­den und etwas gebaut, was so nicht gefor­dert war. Das Den­ken in und das Ver­wen­den von Las­ten- und Pflich­ten­heft kön­nen hier helfen.

Anwen­dung in Planungsprojekten

Unter einem Las­ten­heft ver­ste­he ich hier eine schrift­li­che Zusam­men­stel­lung der Anfor­de­run­gen und Vor­ga­ben eines Kun­den an eine Haus­tech­nik­an­la­ge. Meist sind das nur weni­ge Sät­ze, Zah­len oder Daten, im Fall einer Hei­zung bei­spiels­wei­se der Wunsch nach einer Fuß­bo­den­hei­zung. Bei grö­ße­ren Bau­vor­ha­ben kön­nen sol­che Anfor­de­run­gen etwa im Fall von Aus­stat­tungs­lis­ten einen beträcht­li­chen Umfang anneh­men. Wich­tig ist: Im Las­ten­heft fin­den sich aus­schließ­lich Vor­ga­ben des Kun­den, sei­nes Archi­tek­ten oder Rand­be­din­gun­gen für die Pla­nung von behörd­li­cher Seite.

Im Pflich­ten­heft hin­ge­gen stellt der Haus­tech­nik­pla­ner das Las­ten­heft vor­an (letz­te­res ist also Teil des Pflich­ten­hefts) und lis­tet danach in Form einer tech­ni­schen Beschrei­bung auf, wie er die Vor­ga­ben umsetzt. Im Fall der Fuß­bo­den­hei­zung etwa wird ange­ge­ben, wel­ches Sys­tem und wel­che Heiz­kreistem­pe­ra­tu­ren vor­ge­se­hen sind. Der Umfang des Pflich­ten­hef­tes ist wesent­lich grö­ßer als der des Las­ten­hefts, weil hier alle Details der geplan­ten Aus­füh­rung fest­ge­hal­ten wer­den und zwar mög­lichst in einer Art und Wei­se, die sie auch für den infor­mier­ten Lai­en zumin­dest weit­ge­hend ver­ständ­lich machen.

Exzel­len­tes Kommunikationsmittel

Ein Pflich­ten­heft stellt ein aus­ge­zeich­ne­tes Medi­um zur Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht nur zwi­schen Auf­trag­ge­ber und Pla­ner dar, son­dern auch zu allen ande­ren an der Pla­nung Betei­lig­ten hin. Dabei ist zu beach­ten, dass sich im Lau­fe des Pla­nungs­pro­zes­ses sowohl das Las­ten­heft als auch in der Fol­ge das Pflich­ten­heft ändern. Dies weni­ger des­halb, weil der Auf­trag­ge­ber ande­re Wün­sche äußert, was natür­lich auch vor­kom­men kann, son­dern wegen der zuneh­men­den Prä­zi­sie­rung im Zuge der Pla­nungs­schrit­te von Vor­ent­wurf bis hin zur Detail­pla­nung. Dazu kann das Pflich­ten­heft in jedem Abschnitt ange­passt und danach an die übri­gen Part­ner ver­teilt werden.

Nicht zu unter­schät­zen ist die Tat­sa­che, dass im Zuge des Pla­nungs­fort­schrit­tes vor allem vom Auf­trag­ge­ber Ent­schei­dun­gen getrof­fen wer­den müs­sen, die alle­samt ihre Zeit benö­ti­gen. Das Pflich­ten­heft hält dem Auf­trag­ge­ber immer wie­der vor Augen, wel­che Punk­te noch offen sind und wo die kri­ti­schen Zeit‑, Spe­zi­fi­ka­ti­ons- und Kos­ten­ele­men­te lie­gen. Auch lässt sich in die­sem „Dyna­mi­schen Pflich­ten­heft“ stets über­sicht­lich, nach­voll­zieh­bar und trans­pa­rent die Her­kunft von Ände­run­gen nach­voll­zie­hen, die eben Aus­wir­kun­gen auf Ter­mi­ne und Kos­ten haben können.

Qua­li­täts­si­che­rung durch Veri­fi­zie­ren und Validieren

Der Sinn hin­ter den bei­den sehr bedroh­lich klin­gen­den Aus­drü­cken aus dem Qua­li­täts­ma­nage­ment ist recht leicht zu erfas­sen. Ist die Pla­nung fer­tig­ge­stellt, geschieht ver­ein­facht dar­ge­stellt das Fol­gen­de: Zuerst wird die fer­tig­ge­stell­te Pla­nung vom Pla­ner selbst dahin­ge­hend über­prüft, ob die Anga­ben in der tech­ni­schen Beschrei­bung tat­säch­lich so ein­ge­hal­ten und ob auch die haus­ei­ge­nen Qua­li­täts­vor­ga­ben an die Pla­nung beach­tet wor­den sind. Die Pla­nung wird durch die­se Prü­fung veri­fi­ziert.

Danach prüft man die­sel­be Pla­nung dar­an, ob die im Las­ten­heft vor­ge­ge­be­nen Anfor­de­run­gen auch tat­säch­lich im Sin­ne des Auf­trag­ge­bers ein­ge­hal­ten wor­den sind und – was den Wert der Arbeit für den Auf­trag­ge­ber sehr stei­gern kann – ob auch des­sen Erwar­tun­gen, die im Zuge des Pro­jekt­ab­lau­fes offen­kun­dig gewor­den sind, ein­ge­hal­ten wer­den konn­ten. Durch die­se Prü­fung wird die Pla­nung vali­diert.

Es ist ein­fa­cher, als es sich liest

All das vor­hin Geschil­der­te klingt ver­mut­lich sehr kom­pli­ziert, viel­leicht sogar über­trie­ben pin­ge­lig. „Man redet ja sowie­so viel in der gan­zen Pla­nungs­pha­se mit­ein­an­der, da wird so viel Schreib­ar­beit nicht not­wen­dig sein …“ Gro­ßer Irr­tum! Es bringt nicht nur Trans­pa­renz und gute Nach­voll­zieh­bar­keit in ein Pro­jekt, son­dern für den Ver­fas­ser auch die Sicher­heit, rich­tig ver­stan­den zu wer­den und die rich­ti­ge Leis­tung zu lie­fern. Die Metho­de ist ein­fach und geht – weil sie sehr prak­tisch ist – bald in Fleisch und Blut über, wenn man sie ein­mal aus­pro­biert hat und sieht, mit wel­chem Respekt einem gut auf­be­rei­te­ten Pflich­ten­heft von allen Pla­nungs­part­nern begeg­net wird.  Zah­len, Daten und Fak­ten auf einem gut auf­be­rei­te­ten Papier bestä­ti­gen zudem eine alt­be­kann­te Tat­sa­che: Wer schreibt, der bleibt!