Wie sieht eine gute Anlagendokumentation aus?

Es gibt Anläs­se, zu denen sich ein Pla­ner oder Sach­ver­stän­di­ger in sehr kur­zer Zeit einen voll­stän­di­gen Über­blick über haus­tech­ni­sche oder ener­gie­tech­ni­sche Ein­rich­tun­gen in einem Gebäu­de ver­schaf­fen muss. Dazu ist natür­lich ein Orts­au­gen­schein sinn­voll, ins­be­son­de­re dann, wenn etwa im Zuge einer Due-Dili­gence-Prü­fung eine Bewer­tung der Aus­füh­rungs­qua­li­tät und des tech­ni­schen Zustan­des erfol­gen soll. Wenn das Objekt im Aus­land liegt und für eine Vor-Ort-Begut­ach­tung wenig Zeit zur Ver­fü­gung steht, ist jedoch eine Vor­ab-Infor­ma­ti­on über eine Anla­gen­do­ku­men­ta­ti­on uner­läss­lich. Lei­der sind aber …

… ganz all­ge­mein sol­che Anla­gen­do­ku­men­ta­tio­nen – so sie über­haupt vor­han­den sind – sehr oft man­gel­haft und nicht wirk­lich für Infor­ma­ti­ons­zwe­cke brauch­bar. Daher sei an die­ser Stel­le aus der Sicht der Pra­xis auf Anfor­de­run­gen an Doku­men­ta­tio­nen, aber auch auf häu­fig auf­tre­ten­de Pro­ble­me eingegangen.

Eini­ge grund­sätz­li­che Aspekte:

- Die Unter­la­gen soll­ten aktu­ell und voll­stän­dig sein

- Die ent­hal­te­nen Anga­ben soll­ten nach­voll­zieh­bar und nicht wider­sprüch­lich sein

- Der Auf­bau und die Zusam­men­stel­lung der Unter­la­gen sol­len trans­pa­rent sein

- Die Beschrei­bun­gen (zumin­dest die Über­sichts­an­ga­ben) sol­len in ein­fa­cher, für den infor­mier­ten Lai­en ver­ständ­li­cher Spra­che gehal­ten sein

- Daten­trä­ger soll­ten vor­lie­gen oder eine ein­fa­che Zugriffs­mög­lich­keit auf ent­spre­chen­de Daten soll­te gege­ben sein

Ele­men­te der Dokumentation:

- All­ge­mei­nes (Pro­jekt­be­tei­lig­te, Ersatzteillieferanten, …)

- Betriebs­an­lei­tun­gen

- Pro­jekt­vor­ga­ben (Bele­gungs­zah­len, Betriebs­zei­ten, Luft­wech­sel­ra­ten, Zonen, …)

- Behör­den­auf­la­gen (Beschei­de, Auflagen, …)

- War­tungs­plä­ne (Cross-Check-Plä­ne)

- Tech­ni­sche Beschrei­bung der Anlagen

- Bestands­plä­ne („as built“)

- Ver­le­gungs­plä­ne (Rohr­füh­run­gen, Fußbodenheizungen)

- Nach­weis­do­ku­men­te (Inbe­trieb­nah­me­pro­to­kol­le, Ab- und Über­nah­men, Mängelbehebungen, …)

- Prüf- und Mess­pro­to­kol­le (Dicht­heit, Leis­tung, Schallemission, …)

- Pro­dukt­be­schrei­bun­gen (Pro­spek­te, Datenblätter, …)

- War­tungs­plä­ne (Cross-Check-Plä­ne, Anga­ben über Wartungsintervalle)

Häu­fi­ge Pro­ble­me mit Dokumentationen:

- Kein aktu­el­ler Plan­stand: es lie­gen nur Pro­jekt­plä­ne vor, aber kei­ne aktua­li­sier­ten Bestands­plä­ne nach der Fertigstellung

- Kei­ne sys­te­ma­ti­sche Nach­füh­rung: Seit der Fer­tig­stel­lung wur­den an den Anla­gen Ände­run­gen oder Erwei­te­run­gen vor­ge­nom­men, die nir­gends doku­men­tiert sind

- Unvoll­stän­di­ge Unter­la­gen: Wich­ti­ge Unter­la­gen feh­len, weil sie ein­mal ent­nom­men, aber nicht mehr rück­ge­ge­ben wor­den sind

- Über Abtei­lun­gen ver­streu­te Unterlagen

- Feh­len­de Zustän­dig­keit für die Doku­men­ta­ti­on: eine kla­re Ver­ant­wor­tung liegt nicht vor, nie­mand küm­mert sich darum

- Kei­ne pro­fes­sio­nel­le Über­ga­be der Anla­gen: zur Über­nah­me oder Abnah­me der Anla­ge gehört auch eine Über­nah­me der aktu­el­len Dokumentation

- Kei­ne Rele­vanz: die Doku­men­ta­ti­on ent­hält sehr viel Papier, mit dem in der Pra­xis nichts anzu­fan­gen ist, die wirk­lich nöti­gen Din­ge fehlen

- Per­so­nen­be­zo­ge­nes, nicht doku­men­tier­tes Wis­sen: schrift­lich liegt fast nichts vor, alle Infor­ma­tio­nen sind in den Köp­fen des betreu­en­den Per­so­nals. Wenn letz­te­res gera­de nicht da ist oder in Pen­si­on geht, ist das Wis­sen weg

Fazit

Eine gute Anla­gen­do­ku­men­ta­ti­on ist für die Betreu­ung von haus- und ener­gie­tech­ni­schen Ein­rich­tun­gen ein abso­lu­tes Muss, dem schon vor Errich­tung der Anla­ge, also bei der Pla­nung, gebüh­ren­des Augen­merk geschenkt zu wer­den hat, eben­so bei der Über­ga­be der Anla­ge und beim lau­fen­den Betrieb derselben.

Noch zu wenig beach­tet wird aber der wei­te­re Nut­zen einer guten Doku­men­ta­ti­on: er liegt in der Tat­sa­che, dass sie die Sorg­falt des Betrei­bers wider­spie­gelt und wegen ihres Infor­ma­ti­ons­wer­tes den Wert der Anla­gen und damit auch des gesam­ten Gebäu­des erhö­hen kann.