Ein erfolgreicher Bericht muss nutzerfreundlich sein!

Ein Bericht ist zu schrei­ben. Der Auf­trag­ge­ber und Emp­fän­ger bekommt damit wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen. Er ist mit der behan­del­ten Mate­rie nicht ver­traut, wird sich aber damit befas­sen müs­sen. Unwei­ger­lich stel­len sich eini­ge Fra­gen: Wie kann ich den Bericht für ihn opti­mal gestal­ten? Was macht den anspruchs­vol­len Inhalt lese­freund­lich? Wie wird kom­ple­xe Mate­rie leicht erfass­bar? Wie kann ich hel­fen, dass er die Ergeb­nis­se schnell umset­zen kann? Wie sieht eine Prä­sen­ta­ti­on des Berichts aus, wenn sie per E‑Mail erfol­gen muss? Wie, wenn sie per­sön­lich erfol­gen kann? Wel­che Feh­ler müs­sen ins­be­son­de­re Tech­ni­ker vermeiden?

Zur Beant­wor­tung die­ser Fra­gen wol­len wir der Rei­he nach vor­ge­hen. Zuerst soll der Auf­bau des Berichts bespro­chen wer­den, dann eini­ge Emp­feh­lun­gen zur leich­ten Les­bar­keit gege­ben wer­den und zur Ent­flech­tung kom­ple­xer Sach­ver­hal­te. Danach fol­gen eini­ge Tipps zur Dar­stel­lung der Ergeb­nis­se und zur Ver­mitt­lung der Dring­lich­keit. Zuletzt sei­en eini­ge Hin­wei­se auf Ver­mei­dung häu­fi­ger Feh­ler gegeben.

Der Auf­bau des Berichts

Will man dem Leser unnö­ti­ge Einstiegs‑, Lese- und Ver­ständ­nis­hür­den erspa­ren, soll­ten in der Gestal­tung und Glie­de­rung eini­ge wich­ti­ge Grund­sät­ze stets beach­tet werden.

Auf­ga­ben­stel­lung

Das ers­te Kapi­tel des Berichts sol­len die Auf­ga­be und der Zweck des Berichts in kla­rer und ein­fa­cher Spra­che dar­stel­len und dies aus der Sicht und in der Spra­che des Auf­trag­ge­bers. Sehr oft han­delt es sich um Fra­gen, auf die eine Ant­wort gesucht wird oder aber um die Beschrei­bung von Pro­blem­stel­lun­gen, zu deren Lösung Emp­feh­lun­gen erwar­tet wer­den. Dabei ist zu beach­ten, dass der Auf­trag­ge­ber in vie­len Fäl­len nur unzu­rei­chend oder gar nicht in der Lage ist, die Auf­ga­ben­stel­lung und das Ziel des Berichts klar defi­niert anzu­ge­ben. Dann wird der Ver­fas­ser dies in Abstim­mung mit dem Auf­trag­ge­ber tun müssen.

Die Ergeb­nis­se der Arbeit

Was, jetzt schon die Resul­ta­te zei­gen? Ja, bereits im zwei­ten Kapi­tel sind die Ergeb­nis­se der Arbeit zusam­men­ge­fasst dar­ge­stellt. Der Leser erfährt ohne Umschwei­fe bereits zusam­men­ge­fasst und etwas ver­ein­facht die wich­tigs­ten Aus­sa­gen, ohne sich durch den Bericht „kämp­fen“ zu müs­sen. Die­se Art der Prä­sen­ta­ti­on stammt aus dem Brauch von Geschäfts­be­rich­ten, die bereits mit einer Zusam­men­fas­sung der Ergeb­nis­se begin­nen. Ein „Exe­cu­ti­ve Sum­ma­ry“ hilft dem Chef wert­vol­le Zeit zu spa­ren, mit den Details sol­len sich dann die Mit­ar­bei­ter auseinandersetzen.

Grund­la­gen

Wie jedes Gut­ach­ten baut auch jeder Bericht auf Infor­ma­tio­nen auf, die ent­we­der bereits zu Beginn der Arbeit zur Ver­fü­gung stan­den oder im Lau­fe der Bear­bei­tung gewon­nen wor­den sind. Quel­len­an­ga­ben soll­ten nicht nur zu wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen ver­füg­bar sein, son­dern das Gebot der Sorg­falt zwingt dazu, auch eher unschein­ba­re oder schein­bar unwich­ti­ge Details zu erwäh­nen, kann man nie vor­aus­sa­gen kann, ob sie nicht doch an Bedeu­tung gewin­nen wer­den. Nicht zu ver­ges­sen ist auch die Nen­nung von Beur­tei­lungs- oder Ent­schei­dungs­grund­la­gen wie Geset­ze, Nor­men etc.

Befund, Erkennt­nis­se, Berech­nun­gen etc.

Die nächs­ten Kapi­tel gehö­ren der Dar­le­gung der Arbeit und der Schil­de­rung des Weges von der Fra­ge­stel­lung bis zur Auf­be­rei­tung und Ver­knüp­fung aller Infor­ma­tio­nen so weit, dass im nächs­ten Schritt rich­ti­ge Schluss­fol­ge­run­gen gezo­gen wer­den kön­nen. Sind Berech­nun­gen Teil der Arbeit, ist es emp­feh­lens­wert, Berech­nungs­gän­ge schrift­lich zu schil­dern, unkom­men­tier­te, nicht nach­voll­zieh­ba­re Rech­nun­gen sind zu ver­mei­den, eben­so die Anga­be nicht nach­prüf­ba­rer Ergeb­nis­se. Umfang­rei­che Berech­nun­gen kön­nen im Anhang noch­mals in Form etwa von Excel-Tabel­len bei­gefügt wer­den, für alle jene, die Berech­nungs­gän­ge kom­pakt dar­ge­stellt bevorzugen.

Schluss­fol­ge­run­gen, Ergebnisse

Soll­ten die Ergeb­nis­se der Arbeit so umfang­reich aus­fal­len, dass sie im zwei­ten Kapi­tel nicht aus­rei­chend Platz fin­den, kön­nen sie in die­sem letz­ten Kapi­tel dar­ge­stellt wer­den. Aber selbst dann, wenn das zwei­te Kapi­tel räum­lich aus­rei­chen wür­de, ist es sehr oft sinn­voll, die­ses letz­te Kapi­tel aus­zu­füh­ren, da es erfah­rungs­ge­mäß immer eini­ge Details gibt, die zwar für das Ergeb­nis nicht ent­schei­dend wich­tig, jedoch für den Auf­trag­ge­ber als Hin­ter­grund­in­for­ma­ti­on wert­voll sein kön­nen. Zudem las­sen sich die Schluss­fol­ge­run­gen durch eini­ge aus­füh­ren­de oder erläu­tern­de Sät­ze bes­ser begrün­den oder verstärken.

Tipps zur leich­ten Lesbarkeit

Ver­mei­dung von Experten-Kauderwelsch

Grund­sätz­lich ist jeg­li­cher Fach-Jar­gon tabu. Des­glei­chen soll­ten Wort­un­ge­tü­me wie „Gebe­re­chens­be­he­bungs-Bewer­tung“ ver­mie­den wer­den, die an das Werk von Pseu­do-Fach­leu­ten gemah­nen. Wer eine eher fla­che Kom­pe­tenz durch das Ver­pa­cken bana­ler Sach­ver­hal­te in wol­ki­gen Begrif­fen auf­zu­hüb­schen bemüht ist, ver­spielt sei­ne Glaub­wür­dig­keit. Wer noch dazu geschraub­te Satz­kon­struk­tio­nen ver­wen­det und die in einer umständ­li­chen, an das neun­zehn­te Jahr­hun­dert erin­nern­den Spra­che ver­packt, hat sei­ne Auf­ga­be missverstanden.

Haupt­sät­ze, Hauptsätze

Es mag sein, dass Juris­ten Schach­tel­sät­ze lie­ben, manch­mal sind sie auch lus­tig zu lesen, fast immer aber erfor­dern sie zum Ver­ständ­nis viel Kon­zen­tra­ti­on. In einem Bericht, der tech­ni­sche Fak­ten ver­mit­teln will, sind nicht mehr zeit­ge­mäß, sind doch allein schon die tech­ni­schen Zusam­men­hän­ge sehr häu­fig kom­pli­ziert genug. Ein­fa­che Haupt­sät­ze[IS1] haben Auto­ri­tät, wecken Ver­trau­en und brin­gen dem Leser Klar­heit. Auf bedeu­tungs­lo­se Füll­wör­ter kann man getrost ver­zich­ten. Kür­ze hat Pfiff und Zei­ten, in denen sich ein ein­zel­ner Satz über einen gan­zen Abschnitt hin­zog, dür­fen getrost vor­bei sein.

Anspre­chen­de Gliederung

Die äuße­re Form des Berichts, das Schrift­bild und ins­be­son­de­re die Glie­de­rung sol­len auf den Leser ein­la­dend wir­ken und optisch anspre­chend sein. Wer kämpft sich schon ger­ne durch absatz­lo­se und ermü­den­de Blei­wüs­ten? Unse­re Lese­ge­wohn­hei­ten haben sich in den letz­ten Jahr­zehn­ten dra­ma­tisch gewan­delt, rasches Erfas­sen und Ver­ar­bei­ten von Infor­ma­tio­nen ist gefragt. Zwi­schen­ti­tel lockern den Text auf und erleich­tern ein rasches Über­flie­gen zwecks Ori­en­tie­rung. Her­vor­he­bun­gen durch Fett­druck oder kur­si­ve Schrift kön­nen eben­so hilf­reich sein.

Die Prä­sen­ta­ti­on des Berichts

Aus Grün­den der Zeit­ef­fi­zi­enz wer­den Berich­te immer sel­te­ner in grö­ße­rer Run­de per­sön­lich prä­sen­tiert. Zumeist ist die Geschäfts­füh­rung, ein Spar­ten- oder Abtei­lungs­lei­ter ers­ter Adres­sat. Der Emp­fän­ger muss den Inhalt rasch ver­ste­hen und auf­be­rei­ten kön­nen. Zumeist erfolgt die Über­mitt­lung per E‑Mail, zumin­dest im Vor­feld einer spä­te­ren per­sön­li­chen Prä­sen­ta­ti­on durch den Ver­fas­ser. Nun kommt es dar­auf an, dass auch die­ser Erst­kon­takt für den Emp­fän­ger inter­es­sant und ange­nehm emp­fun­den wird.

Dazu emp­fiehlt es sich, bereits im per­sön­li­chen Begleit-E-Mail – also bevor der Emp­fän­ger den Bericht öff­net – die wich­tigs­ten Ergeb­nis­se in einer kur­zen Stich­wort­lis­te anzu­füh­ren. Dazu las­sen sich viel­leicht noch ein oder zwei infor­mel­le Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen wei­ter­ge­ben, die sich im eigent­li­chen Bericht nicht fin­den. Damit bekommt der Emp­fän­ger einen Wis­sens­vor­sprung, den er in der inter­nen Prä­sen­ta­ti­on bei Bedarf im posi­ti­ven Sin­ne „aus­spie­len“ kann. Man will alles tun, damit der Emp­fän­ger Erfolg hat.

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Ist die­ser Bei­trag hilf­reich? Wel­che Erfah­run­gen haben Sie gemacht? Es wür­de mich freu­en, dazu Ihre Mei­nung zu hören oder zu lesen!