Erfolgsfaktoren für Freiberufler – #18: Büroorganisation

Über die Vor­tei­le einer Ord­nung am Schreib­tisch oder bes­ser gesagt eines mög­lichst lee­ren Schreib­ti­sches wur­de hier schon in einer frü­he­ren Fol­ge aus­führ­lich gespro­chen. Heu­te geht es um die Ord­nung im Büro ganz all­ge­mein und um unse­ren Umgang mit schrift­li­chen Unter­la­gen im Beson­de­ren. Schnel­les Able­gen, schnel­les Wie­der­fin­den ist dabei immer noch zen­tra­les The­ma, hat sich ja das papier­lo­se Büro allen Pro­gno­sen zum Trotz bis­lang noch nicht durch­set­zen kön­nen. Jeder hat natur­ge­mäß so sei­ne Erfah­run­gen im Manage­ment der Papier­flut, über eini­ge posi­ti­ve soll hier berich­tet werden.

Vor­aus­ge­schickt wer­den muss, dass im bespro­che­nen Fall nach aus­führ­li­chem Suchen, Tes­ten und Ver­glei­chen von alter­na­ti­ven Ord­nungs­sys­te­men letzt­lich immer wie­der die Wahl auf den guten alten Ord­ner mit Ring­me­cha­nik gefal­len ist. Was noch fehl­te, war ein sau­be­res, ein­fa­ches und durch­gän­gi­ges Sys­tem der „Ord­nung für Ord­ner“, wenn man so sagen will.

Ord­nung für Ordner

Seit vie­len Jah­ren bin ich nun zufrie­de­ner Anwen­der jener Sys­te­ma­tik, die eine Autorin namens Edith Stork in ihrem Buch „Büro­lo­gis­tik – Unord­nung kos­tet Geld“ beschrie­ben hat. Nach die­sem Denk- und Ord­nungs­an­satz wer­den sämt­li­che Ord­ner einer der drei Grup­pen „A“, „P“ oder „Dok“ zuge­ord­net. Das klingt sim­pel und ist es auch. Dem Frei­be­ruf­ler bie­tet sich damit ein wir­kungs­vol­les Instru­ment kla­rer Struk­tu­rie­rung mit nahe­zu kei­nem mate­ri­el­len Auf­wand als dem einer gering­fü­gig erwei­ter­ten Kenn­zeich­nung der Schil­der am Ord­ner­rü­cken und einer etwas geän­der­ten Denkweise.

Die drei Ord­ner­grup­pen glie­dern sich wie folgt:

A steht für Administration

Dazu gehört alles, was mit lau­fen­der Admi­nis­tra­ti­on zu tun hat, also das gesam­te Ange­bots- und Rech­nungs­we­sen, die Agen­den des Sekre­ta­ri­ats mit dem all­ge­mei­nen und nicht pro­jekt­be­zo­ge­nen Schrift­ver­kehr, der geschäfts­be­zo­ge­ne Kon­takt mit Ämtern und Behör­den etc.

P steht für Projekte

Sämt­li­che wert­schöp­fen­den Aktio­nen, also Auf­trags­ab­wick­lun­gen zum Bei­spiel von Pla­nun­gen,  Gut­ach­ten, Bera­tun­gen etc. sind in jewei­li­gen Pro­jekt­ord­nern zusam­men­ge­fasst.  In den Pro­jekt­ord­nern fin­det sich alles, was irgend­wie zum Pro­jekt gehört, so auch etwa Foto­do­ku­men­ta­tio­nen, alle Noti­zen etc. Ein sol­cher P‑Ordner wan­dert nach Pro­jekt­ab­schluss ohne Mani­pu­la­ti­on in das Archiv.

Dok steht für Dokumente

Natür­lich fin­den sich Doku­men­te auch in den A- und P‑Ordnern, aber gemeint sind hier sol­che Doku­men­te, die für die täg­li­che Arbeit immer wie­der her­an­ge­zo­gen wer­den müs­sen. Ein gutes Bei­spiel sind etwa Nor­men und ande­re Richt­li­ni­en, Berech­nungs­leit­fä­den, Arbeits­hil­fen jeg­li­cher Art etc.

In der Pra­xis zeigt sich, dass wirk­lich alle im Büro anfal­len­den Ord­ner einer die­ser Grup­pen zuge­ord­net wer­den kön­nen. Das Sys­tem ist wie bereits erwähnt ein­fach ein­zu­füh­ren, ver­langt zwar Kon­se­quenz, belohnt aber mit gestei­ger­ter Effi­zi­enz durch Ver­mei­dung unnö­ti­ger Such­ak­tio­nen. Aus Erfah­rung kann gesagt wer­den, dass es letzt­lich durch sei­ne hand­fes­ten Vor­tei­le auch die zuvor här­tes­ten Anhän­ger einer krea­ti­ven Unord­nung überzeugt.

Lite­ra­tur­hin­weis: Edith Stork, „Logis­tik im Büro – Unord­nung kos­tet Geld“, erschie­nen im Beltz-Verlag