Erfolgsfaktoren für Freiberufler – #6: Effizienter Arbeitsplatz

Mor­gens am auf­ge­räum­ten Arbeits­platz den Com­pu­ter star­ten (wie links im Bild) ist eine der Qua­li­tä­ten, die eine gute Büro­or­ga­ni­sa­ti­on mit sich bringt. Es ist schier unglaub­lich, wie sehr eini­ge weni­ge Maß­nah­men die Arbeits­um­ge­bung auf­wer­ten und den Arbeits­fluss ver­bes­sern kön­nen. Ein aus­ge­zeich­ne­ter Weg zum effi­zi­en­ten Arbeits­platz führt mei­nes Erach­tens über die 5‑S-Metho­de, die ihren Ursprung in Japan hat: Sei­ri, Sei­ton, Sei­so, Sei­ketsu und Shit­suke ver­hel­fen zu bes­se­rer Orga­ni­sa­ti­on einer Büro­um­ge­bung und damit zu exzel­len­ter Über­sicht, die Freu­de macht und in höhe­rer Pro­duk­ti­vi­tät mündet.

Jetzt aber kei­ne (Ja-)Panik, fin­di­ge Köp­fe haben die fünf Begrif­fe für uns bereits ins Deut­sche übersetzt …

Die 5‑S-Metho­de glie­dert sich in fol­gen­de Schritte:

1. Sor­tie­ren

-          Nicht benö­tig­te Gegen­stän­de und Arbeits­mit­tel (Ord­ner, Papier, Datei­en etc.) wer­den aus­sor­tiert und eliminiert

-          Unnö­ti­ges Mobi­li­ar wird besei­tigt (z. B. geleer­te Regale)

2. Sys­te­ma­ti­sie­ren

-          Ver­blei­ben­de Din­ge so anord­nen, dass rasch auf sie zuge­grif­fen wer­den kann (auf häu­fig benö­tig­te Doku­men­te und Arbeits­mit­tel am schnellsten)

-          Visu­el­le Hilfs­mit­tel ver­wen­den („Shadow­boards“, Markierungen)

-          Ergo­no­mi­sche Orga­ni­sa­ti­on des Arbeitsplatzes

3. Sau­ber­keit

-          Arbeits­mit­tel funk­ti­ons­fä­hig erhal­ten (Eigen­ver­ant­wor­tung stär­ken, aber nicht Arbeit des Rei­ni­gungs­teams übernehmen)

4. Stan­dar­di­sie­ren

-          z. B. Ein­heit­li­che Ord­ner­sys­te­me, For­mu­la­re etc. (sie­he QM-System)

5. Selbst­dis­zi­plin (und stän­di­ge Verbesserung)

-          Ein­hal­ten der Standards

-          z. B. Check­lis­te für Arbeitsplatz

-          Maß­nah­men zur stän­di­gen Verbesserung

Aus­wir­kung der 5‑S-Metho­de:

-          Ein­spa­rung bis zu 25% der nicht wert­schöp­fen­den Zeit

Anre­gung:

-          Metho­de auch auf Fest­plat­te der Com­pu­ter anwen­den zur Besei­ti­gung von unnö­ti­gen Daten­be­stän­den und zur sinn­vol­len Anord­nung von Dateien.

Per­sön­li­che Anmerkungen:

-          Wich­tigs­te Erkennt­nis: Unter­schei­de zwi­schen Arbeits- und Abla­ge­flä­chen. Mei­nen bis­her über­la­de­nen Schreib­tisch hal­te ich seit­her weit­ge­hend frei.

-          Tipp: Arbeits­platz vor­her und nach­her fotografieren

Quel­len für obi­gen Text und zum Wei­ter­le­sen empfohlen:

-          Pfeil, „Kai­zen® im Büro“, Nor­der­stedt 2009

-          Kurz, „Für immer auf­ge­räumt“, Gabal 2007

-          Kamis­ke, „Hand­buch für QM-Metho­den“, Han­ser 2012